Zahraničí

Zahraniční pracovní cesty

Tiskopis Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cestu (dále "ZPC")

 

Cestovní náhrady FZV UP se řídí platnými dokumenty a normami.

 

Pokyny pro zahraniční pracovní cesty zaměstnanců FZV UP v Olomouci:

Před nástupem na zahraniční pracovní cestu

Tiskopis cestovní příkaz (dále jen "CP") je nutné vystavit tři týdny před uskutečněním ZPC.
Zaměstnanec je povinen vyplnit Stranu č. 1 "Cestovního příkazu pro ZPC" – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně.

  • Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího ústavu a řešitele projektu, pokud je pracovní cesta hrazena z projektu.
  • Přednostům ústavů a hlavním řešitelům projektů schvaluje cestovní příkaz děkan fakulty.
  • Pokud zaměstnanec jede na konferenci, je nutné rovněž předložit program konference.

Stranu č. 2 CP pro ZPC zaměstnanec nevyplňuje – vyplní a předloží ke schválení děkanovi a tajemníkovi fakulty referent pro ZPC.

  • V případě, že zaměstnanec plánuje jet do zahraničí autem, je nutné, aby k CP vyplnil a přiložil také Žádost o použití soukromého vozidla k tuzemské/zahraniční pracovní cestě, která bude odsouhlasena podpisy přednosty ústavu, příp. řešitele projektu – VZOR. Schválení žádosti děkanem a tajemníkem fakulty zajistí referent pro ZPC
  • Pro pracovní cesty musí být vozidlo havarijně pojištěno a řidič je povinen absolvovat školení řidičů (Seznam proškolených zaměstnanců je uložen na ekon. oddělení), platnost proškolení je na dobu dvou let. V případě, že zaměstnanec jede na pracovní cestu poprvé, je nutné předložit (ekon. odd.) kopii velkého technického průkazu a Smlouvu o uzavření havarijní pojistky.

Schválený CP (případně se Žádostí o použití soukromého vozidla) nadřízeným zaměstnancem se předkládá referentu pro ZPC k zaevidování. Po dobu ZPC je Cestovní příkaz uložen na ekon. odd. FZV.

Pokud zaměstnanec bude požadovat zálohu pro ZPC

  • sdělí mailem požadavek referentu pro ZPC nejpozději 10 dní před uskutečněním ZPC, kde uvede, na co vše bude zálohu v hotovosti čerpat a to jak v českých korunách, tak ve valutách (např. na ubytování, jízdné, mimořádné výdaje) a v jaké výši. Stravné a kapesné pro danou zemi bude vypočteno dle odletů a příletů (překročení hranic) referentem pro ZPC ve měně, která je dána dle vyhlášky MF ČR pro příslušný stát, pokud je k této měně ČNB vyhlašován kurz. Kurzy se každoročně mění k 1. 1. příslušného roku.
  • Mailem, telefonem či osobně se domluví s referentem pro ZPC na termínu vyplacení zálohy (většinou 3-5 pracovních dnů před uskutečněním ZPC).
  • Záloha na ZPC včetně karty zdravotního pojištění (Informace o cestovním pojištění pro zaměstnance a studenty UP v Olomouci a Podmínky Cestovního pojištění Evropské Cestovní Pojišťovny) bude předána zaměstnanci na pokladně děkanátu FZV.
  • Jízdné (letenky, vlak, bus), ubytování a konferenční poplatek lze zaplatit předem fakturou či platební kartou UP přes ekonomický referát FZV UP na základě vystavení „Požadavku na vystavení objednávky“ (zajišťuje sekretářka ústavu).
  • Pokud zaměstnanec bude platit konferenční poplatek v hotovosti až v místě konání konference, lze ho taktéž proplatit zpětně, ale nemůže být součástí Cestovního příkazu. Je zapotřebí doložit doklad o zaplacení v hotovosti a připojí Průvodní list k faktuře.
  • V případě, že si zaměstnanec nebude moci zálohu převzít na pokladně FZV osobně a požádá jinou osobu k převzetí, je zapotřebí doložit Plnou moc.

Po návratu z pracovní cesty

Zaměstnanec je povinen

  • vrátit pojišťovací kartu referentu pro ZPC ihned po ukončení pracovní cesty.
  • předložit do 10-ti pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty zaměstnavateli prostřednictvím referenta pro ZPC
    • daňové doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD atd. (doklady nalepené na papír formátu A4) potřebné k vyúčtování pracovní cesty. Doklady by měly být čitelné (dodavatel služby by měl uvést na dokladu částku, měnu, podpis, příp. razítko), roztříděné dle druhu výdaje, měny a popis se sdělením, zda byl doklad hrazen fakturou nebo hotově.
    • vyplnit Stranu č. 3 CP pro ZPC (zaměstnanec vyplňuje časový průběh cesty – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně)
    • vrátit nevyúčtovanou zálohu po dohodě s referentem pro ZPC
    • vypracovat písemnou Zprávu ze ZPC.

Zpráva z pracovní cesty musí obsahovat

  • průběh a výsledek cesty
  • sdělení, zda bylo nebo nebylo zaměstnanci poskytnuto bezplatně (bez jeho finančního přispění) během části pracovní cesty (tuzemské i zahraniční) jídlo charakteru snídaně (ubytování se snídaní), oběda nebo večeře
  • seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek a měn (ubytování, jízdné, vedlejší výdaje)
  • z kterých prostředků mají být cestovní výdaje hrazeny (ústav, SPP číslo)
  • podpis zaměstnance
  • podpis nadřízeného zaměstnance (přednosta ústavu či řešitel projektu)
  • v případě, že zaměstnanec cestoval autem, vyplní tiskopis Vyúčtování soukromého vozidla – VZOR – zaměstnanec vyplňuje část, která je označena červeně.

Zaměstnavatel
Do 10-ti pracovních dnů ode dne předložení všech výše uvedených písemných dokladů provede referát pro ZPC vyúčtování cestovních náhrad. O doplatku či přeplatku cestovních náhrad zaměstnance bude informovat mailem referent pro ZPC.

Erasmus+

Oddělení pro zahraniční záležitosti Fakulty zdravotnických věd Univerzity Palackého v Olomouci poskytuje informace o studijních či pracovních stážích nejen pro studenty, ale také zaměstnance. Koordinuje program Erasmus a zprostředkovává informace o dalších příležitostech výměnných pobytů v rámci nabídek Evropské unie.

Informace pro akademické pracovníky vyjíždějící na výukový pobyt v rámci programu Erasmus+

Kontaktní osoby

Odd. zahraničních vztahů na rektorátě (dále jen ZO RUP)
Mgr. Yvona Vyhnánková   yvona.vyhnankova@upol.cz  +420 585 631 041
Referentka zahraničního oddělení FZV (dále jen ZO FZV)
Ing. Irena Jedličková   irena.jedlickova@upol.cz  +420 585 632 827
Proděkan pro zahraniční spolupráci
Mgr. Radka Filipčíková, Ph.D.   radka.filipcikova@upol.cz  +420 585 632 803
Referentka pro vyúčtování zahraničních pracovních cest (ZPC)
Jarmila Vychopeňová   jarmila.vychopeňova@upol.cz  +420 585 632 854

K výukové mobilitě je třeba se přihlásit do data stanoveného referátem pro zahraničí FZV UP v Olomouci na následující akademický rok. Přihlášení probíhá prostřednictvím ústavních koordinátorů. Akademičtí pracovníci jsou o tom včas uvědoměni. Výuková mobilita se týká akademických pracovníků.

Ke školení je třeba se přihlásit do data stanoveného referátem pro zahraničí FZV UP v Olomouci na následující akademický rok. Přihlášení probíhá prostřednictvím ústavních koordinátorů. Školení se týká THP pracovníků, kteří jsou o výběrovém řízení informováni.

Kvalifikační podmínky

  • všechny výukové pobyty a školení se musí uskutečnit během daného akademického roku, tedy vždy v období od 1. 7. do 10. 12. a od 1. 1. do 31. 7. následujícího roku
  • během pobytu musí akademický pracovník absolvovat výuku v předem dohodnutém oboru formou přednášek, seminářů, praktické výuky, příp. konzultací se studenty. Výuka by měla být součástí studijního programu na přijímající instituci.
  • Minimální rozsah výuky je 8 hodin za týden, i v případě pobytů kratších je třeba tento limit dodržet.

Finanční podmínky

Program financuje všechny cestovní náklady ve skutečné výši při dodržení jistých pravidel hospodárnosti:

  • financováno je max. 5 dnů výuky/školení + 1 den bezprostředně před a 1 den bezprostředně po (dny cesty). FZV upřednostňuje 6 dní výjezdu, protože příspěvek na podporu internacionalizace MŠMT vysokých škol se odvíjí od minimálního počtu dnů výjezdu tj. min. 6 dní včetně výjezdu a návratu.
  • stravné ve výši dle aktuální vyhlášky o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro daný kalendářní rok (Vyhláška č. 401/2017 Sb.)
  • není nárok na kapesné
  • Je třeba volit pokud možno nejlevnější způsob dopravy, 2. třídou, leteckou dopravu je možné použít pouze pro místa vzdálená více než 500 km
  • auto je možné použít pouze po předchozím schválení ZO RUP - Mgr. Y. Vyhnánková, náhrada v ceně jízdenky 2. třídy vlaku na základě potvrzení ČD
  • ubytování v maximálně 3* hotelu, v max. výši 90 EUR na noc.

Pokyny před pobytem

Pokyny akademickým a THP pracovníkům před pobytem:

  1. Vyplnit formulář Výukový program (Dokumenty pro vyjíždějící pracovníky -Mobility Agreement for Teaching )
  2. Vyplnit formulář Pracovní program školení (Dokumenty pro vyjíždějící pracovníky - Mobility Agreement for Training )

    Zaměstnanec zajistí vyplnění formuláře ve spolupráci s přijímající a vysílající institucí.  Výukový a pracovní program podepisuje přednosta ústavu, za přijímající instituci pověřený pracovník. Kompletní podepsaný výukový program (stačí kvalitní scan verze, nejlépe barevná) zaměstnanec pošle v elektronické podobě referentce ZO FZV, která zajistí předání zahraničnímu oddělení RUP.
    Výukový program vyplňujte česky, případně anglicky nebo v jazyce přijímající  instituce.

    V sekci Vysílající instituce/Contact person vyplňte: Irena Jedličková, Faculty coordinator, +420 585 632 857, irena.jedlickova@upol.cz.

    Mgr. Vyhnánková poté zašle vyhotovenou Účastnickou smlouvu (dříve finanční dohoda) referentce ZO FZV, která zajistí podpis zaměstnance a 1x zašle zpět Mgr. Vyhnánkové a 1x předá zaměstnanci.

    Účastnická smlouva obsahuje podmínky mobility, zejména data cesty, rozsah výuky a finanční limity pro cestu. Jakékoliv změny v detailech mobility, které nastanou po podpisu účastnické smlouvy je nutno neprodleně oznámit ZO RUP.

  3. Po schválení a podepsání finanční dohody může zaměstnanec:
    • vyhotovit cestovní příkaz pro zahraniční služební cestu (dále jen CP), a to nejpozději do 3 týdnů před plánovanou zahraniční mobilitou. Následně předá cestovní příkaz opatřený svým podpisem, podpisem přednosty příslušného ústavu a podpisem proděkana pro zahraniční spolupráci referentce pro ZPC, dohodne se zaměstnancem termín vyplacení zálohy a předání karty cestovního pojištění.
    • zajistít si letenky, ubytování apod. (požadavky v Sapu zajistí sekretářka příslušného ústavu akademického pracovníka)

    POZOR! Před cestou je nutné dodat referentce J. Vychopeňové spolu s CP kopii Účastnické smlouvy, kterou s Vámi sepíše paní Mgr. Yvona Vyhnánková.

    Není možné vycestovat bez podpisu Účastnické smlouvy a vyřízeného CP!

Pokyny během pobytu

Pokyny akademickým a THP pracovníkům během pobytu:

  1. Potvrdit formulář Potvrzení o výuce již v zahraničí (Confirmation of Erasmus Teaching Assignment).
  2. Potvrdit formulář Potvrzení o školení již v zahraničí (Confirmation of Erasmus Treaning Assignment).

Pokyny po návratu

Pokyny akademickým a THP pracovníkům po návratu:

  1. Zaměstnanec vyhotoví kopii „Potvrzení o výuce nebo školení"
  2. Originál Potvrzení o výuce předá zaměstnanec reference ZO FZV do 10-ti dnů po ukončení mobility, která jej předá na ZO RUP
  3. Vyplní vyúčtování cestovního zahr. příkazu. K vyúčtování je však kromě ostatních dokladů z cesty nutné p. Vychopeňové dodat kopii „Potvrzení o výuce“ a „Klasickou závěrečnou zprávu ze služební cesty“ podepsanou svým nadřízeným.

    K vyúčtování CP je nutné mít připraveny řádně zpracované podklady. Doklady musí být nalepené na papíře formátu A4, doklady se vzájemně nesmí překrývat, musí být čitelné, roztříděné podle druhu výdaje a měny.

    Dalšími náklady se rozumí zejména použití MHD v místě výuky či školení. Náklady na knihy, kopírování, vstup do muzeí, knihoven, atp. nemohou být součástí CP.
  4. Dále je povinen vyplnit závěrečnou zprávu formou online dotazníku. Výzvu k vyplnění online dotazníku obdrží akademický a THP pracovník po skončení výukového pobytu na e-mail, uvedený ve finanční dohodě.

 

Další informace o učitelských mobilitách v rámci programu Erasmus najdete na webových stránkách UP v Olomouci:https://iro.upol.cz/erasmus/vyuka/https://iro.upol.cz/erasmus/skoleni/

Referent pro ZPC

Žádosti, poskytnutí záloh a vyúčtování zahraničních pracovních cest.

Jarmila Vychopeňová
  58 563 2854
 jarmila.vychopenova@upol.cz
Děkanát FZV UP, Hněvotínská 3, 775 15 Olomouc